Информатика и ВТ

2.05.20г

Тема: Работа в СУБД MS Access. Создание таблиц, форм.

1.      Порядок выполнения работы

1.      1. Этапы работы

Часть 1. Создание базы данных, состоящей только из одной таблицы.

1.        Задание на проектирование структуры базы данных.

Необходимо создать простой вариант базы данных учеников компьютерной школы, когда вся информация хранится в одной таблице (таб. 1).

Таблица 1

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа	Класс
1	Иванкова	Анна	Ивановна	1984	1	9
2	Баранова	Ирина	Алексеевна	1983	3	10
3	Корнилюк	Ольга	Владимировна	1984	5	9
4	Воробьев	Алексей	Петрович	1983	1	10
5	Воробьев	Алексей	Иванович	1984	3	9
6	Воробьев	Олег	Григорьевич	1985	5	8
7	Скопинов	Александр	Евгеньевич	1982	1	11
8	Володина	Анна	Алексеевна	1984	3	9
9	Новосельцев	Алексей	Антонович	1983	5	10
10	Алексанина	Елена	Алексеевна	1984	1	9

 

2.        Конструирование структуры таблиц базы данных.

В таблице базы данных УЧЕНИК 7полей:код,фамилия,имя, отчество, год рождения, школа, класс (рис. 1) и 10 записей. Поле код -уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц). Ключевое поле от остальных полей отделяется чертой. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор.

3.        Создание схемы базы данных.

Схема базы данных состоит из одной таблицы.

 

4.        Ввод данных в таблицу.

В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять - в режиме Таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мыши.

Часть 2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц и одной формы.

1.        Задание на проектирование структуры базы данных.

Необходимо создать более сложный вариант базы данных. В ней будут две таблицы, включающие информацию об ученике компьютерной школы (фамилия, имя, отчество, год рождения, класс, школа) и группе, в которой онучится (номер группы, преподаватель, ведущий занятия).

 

2.        Конструирование структуры таблиц базы данных.

В таблице ГРУППА будет 2 поля: номер группы (ключ) и фамилия преподавателя. В таблице УЧЕНИК будет7полей: код (ключ), фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс, номер группы.

Воспользуемся новым способом изготовления таблиц. Таблицы будем создавать в режиме Таблицы.

3.        Создание схемы базы данных

В данном случае таблицы связаны связью «один-ко-многим». Это значит, что в таблице ГРУППА каждое значение может встречаться только один раз, а в таблице УЧЕНИК- сколько угодно (несколько человек могут быть из одной группы). Связи следует устанавливать при пустых таблицах. Если таблицы заполнены, могут возникнуть проблемы при создании связей и свойств связей. Для связи в обеих таблицах должны быть ключевые поля.

4.        Ввод данных в таблицы

Введите данные в таблицы (табл.2 и табл.3). Для этого создайте форму для ввода данных. При наличии связанных таблиц имеет значение порядок заполнения их значениями: необходимо сначала заполнить таблицу ГРУППА, а затем, связанную с ней таблицу УЧЕНИК.

Таблица 2

 

Таблица 3

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа	Класс	Учебная группа
1	Симонова	Ольга	Александровна	1985	1	9	101
2	Рожнова	Юлия	Игоревна	1984	3	10	103
3	Переверзер	Антон	Вадимович	1985	5	9	101
4	Бартенев	Андрей	Сергеевич	1984	1	10	104
5	Прилуцкая	Ирина	Дмитриевна	1985	3	9	105

 

 

1.2.            Ход работы.

Часть 1. Создание базы данных, состоящей из одной таблицы.

 

Задание 1. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».

Порядок работы:

1.      Вызовите программу Access. Для этого выполните команду

Пуск\ Все программы\ Microsoft Office\ Microsoft Office Access.

Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню, представленное на рисунке.

 

2.      Включите мышью переключатель Новая база данных и щелкните по кнопке ОК. Появится диалоговое окно, представленное на рис. 5. В поле Имя файла в качестве имени базы данных введите СВОЮ ФАМИЛИЮ. Это будет название вашей личной базы данных.

Замечание. Можете оставить базу данных в текущей папке (на рис. 5 -это папка Мои документы), а можете сменить папку на вашу личную. В этом окне есть возможность создать новую папку с помощью кнопки  - Создать папку. Введя имя новой папки и нажав кнопку ОК, вы получите новую папку. Откройте ее перед сохранением базы данных.

3.      Щелкните по кнопке Создать или нажмите на клавишу <Enter>.

4.      В следующем окне (рис. 6) выберите тип создаваемого документа (выберите соответствующий объект в разделе Объекты). Вы создаете таблицу, поэтому выберите объект Таблицы (скорее всего, он уже выбран). Щелкните по кнопке Создать.

 

 

 

 

 

Рис. 6

5.      Переходим к работе со следующим диалоговым окном: Новая таблица. Здесь несколько вариантов, но вы выберите Конструктор и щелкните по кнопке ОК. Появится окно Конструктора.

6.      В верхней левой клетке введите имя поля (набирайте слово "Фамилия", а не свою фамилию) и нажмите на клавишу<Enter>. В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он задается Текстовый(рис. 7). Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню.

Напоминание.Переход от клетки к клетке осуществляется одним изспособов: мышкой; нажатием на клавишу <Enter>, стрелками; клавишей<Tab>.

7.      Заполните поля в Конструкторе данными из табл. 4. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).

Таблица 4

8.      Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке   - Сохранить на панели инструментов.

9.      В появившемся окне наберите имя таблицы Список и щелкните по кнопке ОК. Появится запрос на создание ключевого поля - уникального поля записи, по которому удобно связывать таблицы. В данном варианте будут самостоятельно появляться числа - номера записей.

10.   Ответьте - ДА.

Замечание.Выбор режима работы: таблицаили конструктор-осуществляется кнопкой или .

11.  Перейдите в режим Таблицы, щелкнув по кнопке  . Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу <Enter>, то маркер перейдет в следующую ячейку.

12.  Заполните базу данных значениями из табл. 5.

Таблица 5

Код	Фамилия	Имя	Отчество	Год рождения	Школа	Класс
1	Иванкова	Анна	Ивановна	1984	1	9
2	Баранова	Ирина	Алексеевна	1983	3	10
3	Корнилюк	Ольга	Владимировна	1984	5	9
4	Воробьев	Алексей	Петрович	1983	1	10
5	Воробьев	Алексей	Иванович	1984	3	9
6	Воробьев	Олег	Григорьевич	1985	5	8
7	Скопинов	Александр	Евгеньевич	1982	1	11
8	Володина	Анна	Алексеевна	1984	3	9
9	Новосельцев	Алексей	Антонович	1983	5	10
10	Алексанина	Елена	Алексеевна	1984	1	9

 

13.  Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке   - Сохранить. В результате получена таблица, с которой можно будет работать в дальнейшем.

 

Задание 2. Отсортируйте значения таблицы.

Порядок работы:

Замечание.Чтобы произвести сортировку значений, нужно поставить курсор в любую ячейку сортируемого столбца и щелкнуть по кнопке:

 - если нужно отсортировать по возрастанию;

 - если нужно отсортировать по убыванию.

1. Отсортируйте:

1) фамилии - по алфавиту (поставьте маркер на любую фамилию встолбце с названием Фамилия и щелкните мышкой по кнопке );

2) имя - по алфавиту (поставьте маркер на любое имя в столбце сназванием Имя и щелкните мышкой по кнопке );

3) номер школы - по убыванию (поставьте маркер на любой номершколы в столбце с названием Школа и щелкните мышкой по кнопке );

4) год рождения - по убыванию (поставьте маркер на любой год рождения в столбце с названием Год рождения и щелкните мышкой по кнопке);

5) класс - по возрастанию (поставьте маркер на любой класс в столбце с названием Класс и щелкните мышкой по кнопке ).

 

 

 

 

Задание 3. Познакомьтесь с функциями: сохранить, закрыть,открыть.

Порядок работы:

1.      Щелкнув по кнопке   - Сохранить, сохраните текущую таблицу.

2.      Щелкнув по кнопке   - Закрыть, в правом верхнем углу окна Список: таблица, закройте таблицу.

3.      Повторите аналогичную операцию еще раз для окна база данных, в результате чего вы закроете текущую базу данных, получив пустое окно Microsoft Access для новой работы. В этом состоянии можно создать новую базу данных, а можно открыть существующую для продолжения работы.

4.      Откройте снова свою базу данных с помощью команд:

Файл \ Открыть \ <Имя своей базы данных> \ Открыть;

5.      Откройте таблицу Список.

 

Задание 4. Выполните поиск записей по образцу.

Порядок работы:

1.      Установите текстовый курсор в поле Фамилия.

2.      Щелкните по кнопке  - Найти, которая позволяет найти запись по введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рис. 8.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Рис.8

 

3.      Наберите в поле Образец фамилию Баранова и щелкните по кнопке Найти далее.

Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осуществляется только в поле Фамилия. Для поиска во всей таблице необходимо сделать соответствующую установку в строке выбора Поиск в: При поиске можно учитывать регистр, установив флажок С учетом регистра. По окончании работы щелкните по кнопке Закрыть.

 

_____

Задание. Создать автоформу в столбец по таблице «Постав­щики»

Порядок работы

1.  Откройте программу СУБД Microsoft Access и откройте свою созданную базу данных.

2.  Выберите объект базы — Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите вид формы: «Автоформа: в столбец»; в качестве источника данных укажите таблицу «По­ставщики» (рис. 20.1). Сохраните созданную форму с именем «По­ставщики».

Рис. 20.1. Создание автоформы таблицы «Поставщики»

3.  Введите две новые записи с использованием формы «Постав­щики».

4.  Сохраните созданную форму.

Задание 20.2. Создать форму с помощью Мастера форм на осно­ве таблицы «Товары»

Порядок работы

1.  Для создания формы Мастером форм выберите объект базы — Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая фор­ма выберите способ создания формы — «Мастер форм»; в качестве источника данных укажите таблицу «Товары».

2.  Выберите:

— поля — Код Товара, Описание товара, Код поставщика (рис. 20.2) (для выбора полей используйте кнопки Выбор одного поля между окнами выбора);

— внешний вид формы — в один столбец;

— стиль — официальный;