Практическая работа: MICROSOFT WORD. СЛИЯНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Ход работы

Создайте шаблон основного документа «Билеты по психологии» по образцу (см. рис. 1).

Рисунок 1 – Шаблон документа «Билеты по психологии»

Создайте новый текстовый документ «Вопросы по психологии», содержащий таблицу по образцу (см. рис. 2), данные из которой будут поочередно выводиться в основном документе.

Рисунок 2 – Вид документа «Вопросы по психологии»


Выполните слияние документов. Для выполнения пошагового слияния документов необходимо: Открыть документ «Билеты по психологии». На вкладке Рассылки выбрать инструмент Начать слияние, а далее Пошаговый мастер слияния. В области задач (в правой части окна текстового редактора) откроется окно Мастер слияния (см. рис. 3).

Рисунок 3 – Вызов функции Мастер слияния

Этап 1 из 6. На первом этапе необходимо выбрать тип создаваемого документа. Выберите тип Письма и нажмите на кнопку Далее. Открытие документа (см. рис. 4).

Рисунок 4 – Выбор Типа документа

Этап 2 из 6. На втором этапе выберите Текущий документ и нажмите на кнопку Далее. Выбор получателей (см. рис. 5).

Рисунок 5 – Выбор документа

Этап 3 из 6. На третьем этапе необходимо указать получателей. Для этого выберите Использование списка, затем нажмите на кнопку Обзор и укажите путь на документ «Вопросы по психологии» (см. рис. 6).

Рисунок 6 – Выбор получателей

При этом на экране появится интерактивное окно «Получатели слияния» с таблицей данных (см. рис. 7).

Рисунок 7 – Получатели слияния

После просмотра и необходимых установок нажать OK для возврата в мастер слияния и нажать на ссылку Далее. Создание письма.

В окне Получатели слияния можно произвести сортировку данных, установить фильтры для исключения ненужных данных и т. д.

Используйте флажки для выбора получателей. Установите флажки напротив получателей, которые нужно включить и снимите флажки рядом с получателями, которые требуется исключить.

Если известно, что требуется использовать большинство элементов списка при слиянии, нажмите кнопку Выделить все, а затем уберите ненужные записи.

Если необходимо включить только несколько записей в списке, то нажмите кнопку Очистить все и затем выберите записи, которые требуется.

Сортировка элементов в списке. Этот метод является полезным, если требуется просмотреть элементы в алфавитном или цифровом порядке. Выберите заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Например, если требуется отобразить список в алфавитном порядке по фамилиям, выберите заголовок столбца Фамилия.

Фильтрация элементов в списке. Этот метод полезен при наличии в списке записей, которые заведомо не требуется просматривать или включать в слияние. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей. Для того чтобы отфильтровать список, необходимо выбрать стрелку рядом с заголовком столбца элемента, который требуется отфильтровать, а далее один из следующих параметров:

    (Пустые): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле является пустым. (Непустые): этот параметр отображает все записи, в которых соответствующее поле содержит данные.
Этап 4 из 6. На четвертом этапе Создание письма добавляются все необходимые сведения. Для этого установить курсор на место установки данных (например, после слова Билет №), затем в окне Мастера слияния – выберите Другие элементы. В появившемся окне Вставка поля слияния выберите пункт Билет, щелкните на кнопку Вставить, а затем Закрыть (см. рис. 8).

  

Рисунок 8 – Создание письма


Аналогично добавьте элементы для первого, второго и третьего вопроса: установить курсор на строку, где должен появиться вопрос билета, кликнуть Другие элементы и выбрать пункт поля слияния (Вопрос 1, Вопрос 2, Вопрос 3), затем Вставить и Закрыть. После установки всех необходимых сведений выберите ссылку Далее. Просмотр писем (см. рис. 9).

Рисунок 9 – Вставка всех элементов письма

Этап 5 из 6. На этапе просмотра писем в документе-шаблоне появятся данные из документа «Вопросы по психологии», относящиеся к одному созданному билету. Для просмотра остальных билетов в верхней части области задач в строке Получатель используйте кнопки навигации  и . Либо воспользуйтесь соответствующими инструментами на вкладке Рассылки в блоке Просмотр результатов. После просмотра результатов перейдите к завершению слияния, щелкните ссылку Далее. Завершение слияния (см. рис. 10).

Рисунок 10 – Просмотр писем и завершение слияния

Этап 6 из 6. На данном этапе можно распечатать документ или изменить часть писем. Список можно изменить, используя на вкладке Рассылки в блоке Начать слияние инструмент Изменить список получателей. В самом письме сведения о получателе можно также менять с помощью инструментов перехода по записям в блоке Просмотр результатов на вкладке Рассылки (см. рис. 11).

Рисунок 11 – Вкладка Рассылки


Задания для самостоятельной работы

Задание 1. Создайте документ-шаблон «Свидетельство» по образцу (см. Приложение 1).

С помощью Мастера слияния на вкладке Рассылки в блоке Начать слияние создайте список получателей. Задайте «Новый список адресов», для этого при помощи кнопки Настройка столбцов нужно создать все необходимые поля: Отчество, Номер, Оценка 1, Оценка 2, Оценка 3, Оценка 4, Специальность, Директор, Дата.

Ввести данные для 5 человек. Сохранить файл под названием «Данные». Организовать слияние документов «Свидетельство» и «Данные».

Задание 2. Создайте документ-шаблон «Грамота» по образцу (см. Приложение 1).

Создайте таблицу со списком награжденных, включающую следующие поля: Фамилия, Имя, Отчество, Ректор, Декан. Внесите данные для 7 человек, сохраните файл под названием «Список награжденных». С использованием Мастера слияния организуйте слияние документов.

Задание 3. Создайте документ-шаблон для пригласительного письма (тему, стиль, оформление пригласительного продумать самостоятельно).

Создайте таблицу с адресатами, содержащую необходимые поля, исходя из вашего шаблона. Организуйте слияние документов.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Документ–шаблон «Свидетельство».

Документ–шаблон «Грамота».


Войти