|
15.04.2020г. Дисциплина: Русский язык и культура речи. Группа №21, «Туризм»
Основы составления и оформления деловых бумаг. Официально-деловой стиль – один из книжных стилей современного русского литературного языка, сформировавшийся как средство обслуживания официальных сфер общения: законодательной, дипломатической, служебной. Функциональная природа официально-делового стиля определяет следующие его особенности: -использование специфической лексики, ·повторяемость речевых средств на определенных участках типовых текстов, особенности синтаксиса, · минимальная эмоциональная окрашенность текста. Цель деловой бумаги – правильно и однозначно передать информацию. Поэтому при составлении официальной бумаги важно знание и учет особенностей языка и стиля современной корреспонденции, а также соблюдение предъявляемых оформительских требований. Невыполнение этих условий затрудняет работу с документами, лишает их юридической и практической значимости. Особенности формы и содержания документа Текст любого документа должен отвечать следующим требованиям: - ясность и понятность, - краткость, - завершенность, - любезность, - грамотность. 1.Требования к оформлению деловой бумаги · Объем текста должен быть не больше одной страницы (желательно). · Исполнение текста: печатать на машинке или принтере четким шрифтом черного цвета, без подчисток и исправлений. · Рекомендуемый стандарт формуляра-образца: слева – 35 мм, сверху – 20 мм, справа – 8 мм, снизу для формата А4 – 19 мм, для А5 – 16 мм. · Рекомендуемые интервалы: на бумаге формата А4 текст обычно печатают через 1,5 интервала, А5 – через 1-1,5 интервала; для типографского способа издания – через 2 интервала. Реквизиты, кроме текста, состоящие из нескольких строк, печатают через 1 интервал. Между реквизитами рекомендуется пробел в 2-4 интервала. Если письмо короткое, между словами делаются пробелы в несколько интервалов. · Абзацное членение текста: абзацы печатаются либо с красной строки (начиная с шестого знака), либо сразу от левого края страницы. В последнем случае абзацы отделяются друг от друга пропуском в 1 интервал. 2. Виды деловых бумаг (мини-жанры) 2.1. Заявление Заявление – документ, содержащий просьбу какого-либо лица, адресованный организации или должностному лицу учреждения. Обратите внимание на следующие особенности составления заявлений. 1. Названия адресата и адресанта находятся одно под другим, имеют одинаковые границы оформления, располагаются ближе к правому полю. 2. Оформление наименования адресата: · если адресат – организация, то название адресата ставится в винительном падеже; · если адресат – должностное лицо, то название должности и фамилия ставятся в дательном падеже. 3. Фамилия адресанта (заявителя) пишется в родительном падеже. 4. Наименование деловой бумаги стоит ниже наименования адресата (пробел 1-2 интервала) с отступом от левого поля в треть строки. 5. Оформление наименования допускается в 2-х вариантах: · наименование пишется с маленькой буквы и после него ставится точка, если при фамилии заявителя нет предлога ОТ · наименование пишется с большой буквы и точка не ставится, если при фамилии заявителя есть предлог ОТ (см. образец 2). 6. Текст заявления пишется с красной строки и всегда начинается со слова “Прошу”. 7. Дата и подпись обычно находятся на одной строке. Дата ставится ближе к левому полю листа (название месяца предпочтительнее писать словом), подпись ставится ближе к правому полю листа. 2.2. Объяснительная Объяснительная – документ, поясняющий какое-либо действие, факт, происшествие. Объяснительная представляется вышестоящему должност-ному лицу. Обратите внимание на следующие особенности составления объяснительной: 1. Наименование адресата–должностного лица ставится в форме дательного падежа (должность, фамилия, инициалы). 2. Наименование адресанта ставится в форме родительного падежа: фамилия, инициалы, запятая, должность, запятая, адрес (адрес указывается не всегда). 3. Оформление наименования деловой бумаги допускается в двух вариантах: · наименование пишется с маленькой буквы и после него ставится точка, если при фамилии заявителя нет предлога ОТ; · наименование пишется с большой буквы и точка не ставится, если при фамилии заявителя есть предлог ОТ. 4. Краткий текст-изложение произошедшего и его аргументация (с целью соблюдения краткости обычно используются отыменные предлоги в связи + с чем, по причине + чего).
2.3. Докладная записка Докладная записка – документ, адресованный руководителю и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Обратите внимание на следующие особенности оформления докладной записки: 1. Наименование адресата–должностного лица ставится в форме дательного падежа (должность, фамилия, инициалы). 2. Текст докладной записки имеет обычно три части (оформляется в три абзаца): в первой названа тема деловой бумаги в форме “О чем”, во второй излагаются факты или описывается ситуация, в третьей излагаются предложения, просьбы. 3. Внутренние докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на обычном листе бумаги (печатным способом воспроизводятся реквизиты бланка, наименование структурного подразделения, вид документа, дата).
2.4. Доверенность Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие (чаще всего – получить что-либо). Обратите внимание на следующие особенности составления доверенности. 1. Наименование документа пишется с большой буквы в центре строки без точки. 2. Текст пишется с красной строки. 3. Дата ставится ближе к левому полю, подпись – к правому. 4. Под датой и подписью необходимо предусмотреть место, чтобы заверить документ.
2.5. Характеристика Характеристика – это официальный документ с отзывом об учебной, служебной, общественной деятельности кого-либо. В ней описываются отличительные качества, свойства, черты характеризуемого человека. 1. Обратите внимание на расположение частей характеристики: а) наименование документа пишется в центре строки с большой буквы без точки; б) текст начинается с красной строки и характеризуется стандартным началом – фамилия, имя, отчество характеризуемого человека; в) дата ставится ближе к левому полю, подпись – к правому; г) подпись составителя обязательно заверяется печатью вышестоящего должностного лица или в отделе кадров. 2. В характеристике приводятся следующие сведения: а) дата, место рождения, национальность, образование; б) профессиональные качества; в) качества характера, выражаемые в процессе профессиональной деятельности; г) место, куда направляется характеристика; д) дата и подпись руководителя, заверенная гербовой печатью.
2.6. Резюме Резюме – документ, содержащий анкетно представленные сведения биографического характера: информацию об образовании, сфере деятельности, профессиональных навыках, личных качествах, творческом потенциале, а также указание того, куда направляется данная деловая бумага. Обратите внимание на следующие особенности составления резюме: 1. Наименование документа пишется в центре строки с большой буквы без точки. 2. В резюме приводятся следующие сведения: а) фамилия, имя, отчество, б) возраст, в) семейное положение, г) образование, д) опыт работы, е) сфера деятельности в настоящее время, ж) дополнительные сведения: указать удостоверения, свидетельства, подтверждающие какую-либо квалификацию (пользователь ПК, секретарь-референт, водитель категории и т.д.), и) личные качества (работоспособность, активность, готовность принимать самостоятельные решения, обучаемость, тактичность, коммуникабельность, приятная внешность, отсутствие вредных привычек). к) адрес (телефон, e-mail), л) цель резюме. Помните! Информация в резюме должна быть точной, полной, но без лишних подробностей. 3. В резюме обычно не включают следующие сведения: - описание всей трудовой биографии (интерес представляют последние 3-5 лет работы); - фотография (если не требуется специально); - описание физических данных; - указание причин ухода с прежнего места работы; - требования к зарплате; - имена людей, дающих вам рекомендации. 4. Текст резюме не должен превышать одной страницы. 5. Информация, изложенная в резюме, должна иметь в случае необходимости документальное подтверждение. 2.7. Отчет Отчет – документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, предоставляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу. Обратите внимание на следующие особенности составления отчета по практике. 1. Форма отчета. А) Отчет составляется на месте прохождения практики; подписывается студентом-практикантом, руководителем от предприятия, руководителем от кафедры и заверяется печатью предприятия. Б) Отчет оформляется четким разборчивым почерком (при наличии технической возможности – с помощью компьютера) на сброшюрованных листах формата А4 и иллюстрируется чертежами, эскизами, схемами, фотографиями, дополняющими и поясняющими текст. 2. Содержание отчета. А) Введение (краткая характеристика содержания практики и индивидуального задания руководителя практики от кафедры). Б) Основная часть (рассмотрение вопросов программы практики с приложением необходимых чертежей, эскизов, схем, фотографий и т. п.). В) Результаты выполнения индивидуального задания (раздел может занимать до 50 % объема отчета по практике). Г) Содержание лекций и производственных экскурсий. Д) Заключение (подведение итогов практики, выводы о результатах прохождения практики, рекомендации по улучшению работы предприятия, замечания по организации практики). Е) Список использованных источников (инструкции, отчеты, литература и т. п.). Задание. Составьте по образцу примеры следующих деловых бумаг: Заявление. Объяснительная Докладная Доверенность Характеристика. Резюме. Отчет.Начало формы |