08.04.2020.
Дисциплина: «Русский язык и культура
речи».
Группа №21, «Туризм»
Раздел 7. ПИСЬМЕННАЯ РЕЧЬ
Тема урока: «Официально-деловая
письменная речь»
Особенности официально-деловой письменной речи
Деловая письменная речь – одна из форм делового общения, языковое средство фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации.
Итог документирования – создание документа,«материального объекта с зафиксированной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изображения, предназначенный для передачи во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования».
Юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов– обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др.
В деловой письменной речи не допускаются ирония, сарказм, оскорбления. Этикетные формулы не только придают письму необходимый тон вежливости и почтительности, но и свидетельствуют о характере взаимоотношений между отправителем и получателем корреспонденции.
Немаловажным аспектом делового общения являются вопросы этикиотношений между деловыми партнерами. В деловой переписке этика отношений проявляется в необходимости соблюдения ряда требований, предъявляемых как к адресанту, так и к адресату.
Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью средств связи.
Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений.
Составителям деловых писем не рекомендуется:побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно»; навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например; «Прошу изучить и решить вопрос положительно».
Особые условия делового общения, такие как официальный характер, юридическая значимость, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловой письменной речи.
Классификации документов
По содержанию и назначению выделяют распорядительные, отчетные, справочные, плановые и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению.
В зависимости от того, к какой сфере человеческой деятельности относится документируемая информация, различают управленческие, научные, технические, производственные, финансовые и другие виды документов.
По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.
По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа.
Обязательного ответа требуют: письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация.
Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель - фиксировать факт отправки.
Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.
Документы разделяют по срокам исполнения на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.
В последнее время выделяют еще один классификационный признак - форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существуют электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.
Официальные письма. Виды официальных писем
Официальными письмами обмениваются организации, учреждения, должностные и частные лица.
В основе классификации официально-деловой переписки лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию достаточно условно разделяют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией.
Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок относят ккоммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения, письма претензии и ответы на әти виды писем и др.).
Основные виды коммерческой корреспонденции:
- коммерческий запрос;
- ответ на запрос;
- письмо-предложение;
- ответ на предложение;
- письмо-претензия (рекламация);
- ответ на рекламацию;
- информационно-рекламные письма.
Д/З.Подготовить доклад на тему: «Письменная речь, ее отличие от устной формы речи».